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予定もタスクも資料も全て一元管理! Sunriseカレンダーで始める本気の仕事効率化!

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これ以上のビジネス効率化ツールがあるだろうか、いや無い(反語)

本日もDRESS CODE.をお読みいただきありがとうございます!
当ブログを運営するFukulow@yuta_black)です。

もうすぐ4月ということで、春から新生活が始まるという方も多いのではないでしょうか。
雑貨屋などでは新年度の手帳コーナーがとても賑わう時期ですね。

ぼくはスケジュール管理はデジタル上で行っているんですが、最近新しく使い始めたカレンダーアプリがとても便利だったのでみなさまにもご紹介します。
今年の春からはスケジュールのデジタル管理を始めてみませんか??

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名前はSunrise Calendar

今回ご紹介するカレンダーアプリは「Sunrise Calendar」です。

Sunriseはもともとデジタルカレンダーの中では非常に評価が高いアプリです。
愛用しているユーザーも多く、先日Microsoftに買収されることが正式に発表されました。

ぼくも以前から存在自体は知っていましたが、いざ使ってみるとその便利さに驚き。
この便利さは紹介せずにはいられない!と思いブログを書いている次第です。

 

Sunriseカレンダーの良い点

Sunriseカレンダーはどういう点が優れているのか、一つ一つ具体的に良い点を取り上げていきます。

1.どのデバイスからでもアクセス可能

まずは仕事効率化ツールとしての大前提となる、クラウドとマルチデバイスへの対応です。

SunriseカレンダーはiPhone,iPad,Android,Mac,Windowsなどあらゆるデバイスに対応しています。
クラウドベースのアプリなので、ネットに接続可能な状態なら上記どの機器からでもアクセスが可能です。

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これによって自宅からでも、外出先でもオフィスであってもどこからでもスケジュールの確認や管理を行うことが可能です。
紙の手帳は忘れてしまうことがありますが、スマホを忘れる事はあまり無いのでそういう意味では紙の手帳よりメリットがあるかと思います。

2.インターフェースが美しい

これもカレンダーアプリを選ぶ上では非常に大切なポイント。
毎日何度も見るものなので、デザインが悪いものは個人的にあまり使う気になれません。

カレンダーはSunriseの他にも機能性の高いアプリがたくさんありますが、フォントがダメだったり、色がベタッとし過ぎるものだったりします。
その点SunriseカレンダーはiOS純正カレンダーアプリのような、薄めで見やすいカラースキームとフォントでデザイン性は抜群です。

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このデザイン性だけでもSunriseカレンダーを選ぶ十分な理由になると思います。

3.いろんなアカウントのカレンダーを表示可能

Sunriseの機能的な強みの一つが、対応するアカウントの多さ。
Googleカレンダーはもちろん、MicrosoftのExchangeiCloudカレンダーFacebookイベントなど様々なアカウントを紐付けて予定を表示させることが可能です。

利用するアカウントを選ばないのでプライベートではGoogleカレンダーを使い、ビジネスではExchangeを使っていたとしても両方の予定を同じ画面で表示させることが可能です。

よくあるのがプライベートとビジネスで別のカレンダーアプリを使っているというパターンですが、こうすると自分の予定を一元管理できないので「夜の飲み会がブッキングしてしまった!」何てことが起こりかねません。

紙の手帳にプライベートとビジネスの予定を書いておくのも良いですが、取引先と次の打ち合わせの日程を決めるときに「◯◯とカラオケ」みたいな予定が出てくるのはちょっと気になります。

その点Sunriseカレンダーならチェックボックス一つで表示するカレンダーの設定が可能です。
ですので仕事中はビジネスで使っているカレンダーだけを表示し、休みの日はビジネスとプライベートの両方を表示するといったことが可能です。

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これがプライベートの予定だけを表示したビューです。
プライベートの中でも予定内容によって「移動」「ブログ」などの設定が可能で、色分けもできます。

 

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こちらがビジネスの予定とプライベートの予定を合わせた時。
このように複数のカレンダーを同時に一つの画面で眺めることができれば、予定のブッキングなどの危険性は少なくなります。

4.TodoistとEvernote連携が最強

と、ここまでもたくさん良い点を紹介してきましたが、実はここまでの機能なら他のアプリでもほとんどが実装されています。
iPhoneやiPadの純正カレンダーでも同様の機能が備わっています。

しかしこれから紹介するTodoistとEvernoteの連携はSunriseカレンダーならではの強みです。
そしてこの連携機能こそが、Sunriseカレンダーを最強アプリたらしめている要素なのです!

Todoも資料も全部一元管理!

様々なカレンダーを表示して一元管理できる便利さは上で述べました。
しかし、あなたが仕事で使うツールはカレンダーだけでしょうか?

おそらくカレンダーで予定の全体感を把握した上で、優先順位に沿ってやるべきことを整理するTodoリストも仕事をする上で使うことになるでしょう。

また全ての仕事を0から自分だけで行うということはありません。
商談ならば前回の商談内容、資料作成ならば参考資料を参照しながら作業することもあります。
仕事をするときは大抵、その仕事の関連資料とセットで行うことになるのです。

このようなTodoリスト管理や資料管理をしてくれるアプリはたくさんあります。
しかし仕事を行うのはあなた1人であるのに対し、その仕事に関わる情報(カレンダー、Todo、資料)が複数の別の場所にあるというのは考えてみると不自然で非効率的なことです。

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Sunriseカレンダーはこうした問題に対して、優秀なTodo管理アプリ「Todoist」と、優秀な資料管理アプリ「Evernote」と密接に連携することで、全ての情報をSunriseカレンダー上で一元管理できるようにしてくれます。

Todoistとの連携

Todoistは同ジャンルでも人気の基本無料のTodo管理アプリです。
シンプル&美しいデザイン、マルチデバイス対応など機能性の高さから多くの人に支持されています。

SunriseカレンダーはこのTodoistアプリと連携していて、双方のアカウントを紐付ければ期日付きのTodoを入力するとそれがSunriseのカレンダーにも表示されるのです。

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Todoistのアプリ画面はこんな感じ。
最小限のデザインで構成されたTodo管理アプリです。

右下にある+ボタンから新規のTodoを登録していきます。

 

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今回は「連携テスト1」という名前のTodoを作成します。
Todoの期日を3月24日(日)と設定して、作成完了。

 

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すると作ったTodoが表示されました。
期日は火曜日となっています。

ここでSunriseカレンダーの方がどのようになっているかを確認します。
今回はすでにアカウント同士を連携している状態です。

 

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するとしっかりとSunriseカレンダーの方でも3月24日(火)に「連携テスト1」というTodoが表示されました!
Todoistと連携したTodoはグレーで表されるので、他の予定にグレーを使わなければ一目で予定とTodoを見分けることが可能です。

 

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すごいのはこれだけではありません。
Todoが終わり、Todoistの方からTodoを完了させます。

すると…

 

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上の写真のようにSunriseカレンダーの方でも完了したTodoの横にチェックマークが付いています!
これで着手済みのTodoと未着手のTodoがSunriseカレンダーからすぐにわかるようになって、とても便利。

これでカレンダーとTodoが完璧に連携されました。
つまり「予定と自分がやらなければいけない仕事はSunriseカレンダーを確認するだけでOK」という状態になったということです。

 

Evernoteとの連携

次にEvernoteとの連携を見ていきます。

Evernoteはもはや言わずもがな、泣く子も黙る人気のクラウドファイル管理サービスです。
メモなどを保管する使い方が多いですが、Evernoteはテキストの他にも写真、Officeファイル、音声、ウェブページなどあらゆるものを保管できます。
ぼくは最近Evernoteに対応したScanSnapを購入したので、紙に書いた手書きのメモをスキャンしてEvernoteに保存したりしています。

EvernoteとSunriseカレンダーとの連携はノートにリマインダーを設定することで可能になります。

 

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例えばこのように、後日買わなければいけない物がAmazonである場合、とりあえず商品ページをEvernoteにクリップして保管します。
そしてそのノートにリマインダーを設定します。今回は3月18日(水)に設定しました。

 

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するとSunriseを見てみると3月18日にしっかりとEvernoteのリマインダー予定が入っています。
そのまま予定からEvernoteの該当ノートへジャンプすることも可能です。

 

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ビジネス的な使い方としては出張のホテルを前もってWeb予約した際の予約票をEvernoteにクリップしておきます。
そしてこのノートのリマインダを宿泊日に設定します。

 

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するとSunriseカレンダー上で宿泊日に、予約した際の予約票が表示されます。
受付では予約番号などを確認されることも多いので、EvernoteとSunriseを連携させれば予約票ページを探し回ったりする必要がなくなります。

またこの他にも商談時のメモをスキャナやカメラで読み込んでEvernoteに保存しておき、次回の打ち合わせ日にリマインドするという使い方も便利です。
こうしておけば当日や前日にカレンダーを見るだけで前回の商談時のメモが現れているので、前回何を話したかを素早く確認することが可能になります。

これでカレンダーと資料が連携されました。
これはつまり「自分の予定と、その予定をこなすために必要な資料はSunriseカレンダーを確認すればOK」環境を作り出せたのです。

 

自分専用のコンシェルジュ

ここまで見てきたようにSunriseカレンダーは単体としても優れたアプリですが、TodoistとEvernoteとの連携により非常に強力なタスク管理ツールとなります。

学生・社会人に限らず全ての仕事というのは「全体を俯瞰する・今やることを決める・今やることを上手くできるよう工夫する」という3つのステップがあります。
それぞれステップをこなすのに役立つツールが「カレンダー・Todoリスト・関連資料」なのだと思います。

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しかし仕事の3ステップは連続的であるのに対し、それぞれを管理するツールは独立していることが多いです。
これにより一つの仕事を完了させるために3つの場所の情報を参照する必要があります。

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SunriseカレンダーはTodoist、Evernoteと連携することによってそれらのツールを一元化し、すべての情報を集約することができます。
これにより「予定と自分が具体的にやらなければいけないこと、さらにそれを上手くこなすために必要な資料はSunriseカレンダーを見ればOK」という状況を作り出すことができるのです。

大げさに言うとSunriseカレンダーは自分のコンシェルジュのような働きをしてくれるのです。
カレンダーを見るだけで、「あなたの予定はこうなっていて、今日やることはこれです。参考となる資料はこちらです。」といった風に、必要な情報がすべて向こうからやってくるイメージです。

 

いかがでしたでしょうか。
久しぶりに気合を入れて書いたので、非常に長くなってしまいましたがSunriseカレンダーの魅力が伝われば幸いです。

みなさんも春から新しい生活を始めるにあたり、今年こそデジタルで予定管理を始めませんか??

 

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